Byrådsmedlemmer kan være bisidder eller partsrepræsentant for borgere i konkrete sager, men det er vigtigt at holde sig for øje, at byrådsmedlemmet i sådanne situationer optræder som privatperson og ikke som byrådsmedlem.
Partsrepræsentant
Som partsrepræsentant træder man i partens sted og har alle partens rettigheder og forpligtelser, hvilket også betyder, at forvaltningen korresponderer med partsrepræsentanten og ikke borgeren selv. En partsrepræsentant kan både være sagkyndige (fx advokat eller revisor) eller andre (fx pårørende). En partsrepræsentant kan højst få samme rettigheder som parten/borgeren selv har.
Bisidder
Som bisidder kan man deltage i møder og være en støtte for borgeren, fx hjælpe med at huske og forklare, hvad der blev sagt – men man kan ikke forhandle eller træffe beslutninger for borgeren.
En borger kan have flere bisiddere, men kun én partsrepræsentant.
Adskillelse af roller
Det er vigtigt at skille rollerne ad som henholdsvis byrådsmedlem og bisidder/partsrepræsentant for en borger. Et byrådsmedlem har en udvidet adgang til oplysninger via sagsindsigten samt rådgivning fra det kommunale system, men denne adgang kan ikke benyttes, når et byrådsmedlem optræder som bisidder eller partsrepræsentant og dermed som privatperson.
Det anbefales, at et byrådsmedlem, der er partsrepræsentant eller bisidder for en borger i en sag i en af kommunens forvaltninger gør sig selv, borgeren og forvaltningen bekendt med sin rolle i sagen og ikke blander rollen som repræsentant/bisidder sammen med rollen som byrådsmedlem.
Når man fungerer som partsrepræsentant vil man oftest forsøge at nå så gunstigt et resultat for parten som muligt og påvirke forvaltningen i en bestemt retning. Det er vigtigt at være opmærksom på, at såfremt man forsøger at påvirke sagen som byrådsmedlem kan det rejse en mistanke om, at sagens afgørelse er baseret på usaglige hensyn.
Et byrådsmedlem har ikke ret til at instruere kommunens forvaltning om et bestemt udfald i enkeltsager.
Derimod har et byrådsmedlem mulighed for at bringe problemstillinger op til politisk drøftelse på baggrund af sin deltagelse i et sagsforløb.
I øvrigt henvises til afsnittet om inhabilitet, som kan være relevant, hvis man har flere roller i en sag.