Indberetninger via whistleblowerordningen bliver håndteret af en whistleblowerenhed, bestående af
- Borgerrådgiveren
- Næstformand i Hoved-MED
- Personale- og udviklingschefen
En indberetning bliver i første omgang gennemgået af borgerrådgiveren.
Den person, der har foretaget indberetningen, vil senest inden 7 dage modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget.
Indberetningen falder uden for ordningen
Hvis indberetningen vurderes at falde uden for whistleblowerordningen, eller hvis indberetningen vurderes som åbenbart grundløs, bliver sagen henlagt, og indberetteren modtager besked herom.
Indberetteren vil desuden modtage vejledning om alternative muligheder. Indberetningen sendes efterfølgende til orientering i det direktørområde, indberetningen vedrører, hvis indberetteren samtykker i dette.
Indberetningen falder indenfor ordningen
Whisteblowerenheden beslutter, hvordan en indberetning skal undersøges nærmere, og det relevante direktørområde i Esbjerg Kommune bliver orienteret om indberetningen og bedt om at hjælpe med at undersøge sagen.
Whistleblower-enheden følger undersøgelsen tæt og vil efter behov bede om, at konkrete forhold bliver belyst nærmere.
Personalejura & Forhandling vurderer evt. i samarbejde med det enkelte direktørområde, hvilke reaktioner der er nødvendige i relation til opfølgningen på en indberetning. Relevant opfølgning på indberetningen kan fx være politianmeldelse, ansættelsesretlige reaktioner over for medarbejdere eller kontraktretlige reaktioner over for samarbejdspartnere.
I særlige tilfælde, vil en indberetning efter en konkret vurdering kunne blive sendt til behandling hos et eksternt firma fx et advokat- eller revisionsfirma.
Indberetteren vil modtage feedback, når opfølgningen er afsluttet.
Hvis opfølgningen ikke er afsluttet inden 3 måneder fra modtagelse af indberetningen, modtager indberetteren feedback i den udstrækning, det er muligt.
Indberetter vil ikke altid kunne blive orienteret om præcise reaktioner. Dette gælder i særlig grad, hvis indberetningen medfører personrettede konsekvenser.