Møderne fastlægges af Det Grønne Råd for et år ad gangen inden 1. januar. Der afholdes normalt 3 møder om året. Formanden kan indkalde til ekstra møde efter behov. Hvis mindst 5 medlemmer fremsætter ønske om det, kan der indkaldes til ekstra møde.
Møderne afholdes normalt på Rådhuset i Esbjerg, men kan også afholdes andre steder, f.eks. i forbindelse med besigtigelse.
Dagsorden udsendes 2 uger før mødet. Forslag til emner, der ønskes drøftet i Det Grønne Råd, skal sendes til sekretariatet senest 4 uger før mødet.
Møderne er lukket for offentligheden. Efter aftale med formanden kan der deltage gæster i møderne. Herudover deltager kommunens forvaltning i møderne efter behov.
