Ansøgninger til Puljen til lokale projekter kan f.eks. indsendes af lokalråd, foreninger og
sammenslutninger, samt forsamlingshuse.
Hvis projektholder er en arbejdsgruppe eller underafdeling under en forening, er det ”hovedforeningen”, der skal ansøge.

Den egentlige projektholder kan angives som kontaktperson.

Puljen udgør i 2024 1.029.100 kr.

Den øvre grænse for tildeling af tilskud er på 100.000 kr. Der er ingen øvre eller nedre grænse for aktivitetens/facilitetens samlede omkostninger.

For ansøgninger vil der være et medfinansieringskrav på 50% af de dokumenterede afholdte udgifter.

Medfinansiering kan bl.a. bestå af egne midler eller tilskud fra fonde eller lignende. Medfinansiering kan også bestå af eget arbejde, hvor hver frivilligtime afregnes med maksimalt 150 kr. pr. time.

Der kan søges støtte til projekter, hvis formål kommunen lovligt kan støtte, og som:

• Har et alment non-profit formål
• Henvender sig til en bred og åben målgruppe
• Etableres eller afvikles inden for Esbjerg Kommunes grænser.

Projekter kan gennemføres i ét lokalområde eller i samarbejde på tværs af lokalområder inden for Esbjerg Kommune.

Projektet kan også gennemføres i et samarbejde med foreninger, sammenslutninger eller
enkeltpersoner uden for Esbjerg Kommune. I dette tilfælde er det dog kun de dele af projektet, der gennemføres i Esbjerg Kommune, der kan ydes støtte til.

Fysiske projekter skal opretholdes i mindst 5 år.

Der kan ikke ydes støtte til:

• Enkeltvirksomheders drift eller produktudvikling
• Enkeltpersoners studier, rejser o. lign.
• Initiativer af privat karakter, eller hvor formålet ikke ubetinget er af almen karakter.

Der kan normalt ikke ydes støtte til:

• Fritidsaktiviteter som henfører til folkeoplysningsloven f.eks. lokaletilskud, medlemstilskud m.v.
• Projekter der på ansøgningstidspunktet er påbegyndt
• Drift
• Markedsføring
• Tilbagevendende arrangementer som f.eks. Sct. Hans, markeder og byfester, medmindre der er tale om opstart af et nyt arrangement
• Erhvervelse af fast ejendom
• Der gives ikke til aktiviteter, der er konkurrenceudsatte ift. private udbydere som f.eks. motionscentre, rideskoler, golf og padelsport
• Bandebaner og multibaner
• Julebelysning (relæer og udsmykning)

For at ansøgningen kan blive behandlet skal følgende være opfyldt:

• Ansøgningsskema skal benyttes – og alle felter skal udfyldes
• Der skal opstilles et budget for projektets samlede udgifter, og større enkeltposter skal sandsynliggøres.
• Der skal vedlægges en finansieringsplan for projektet, hvori det beskrives, hvordan øvrige midler til projektet vil blive tilvejebragt, fx fra fonde og frivilligt arbejde

Som udgangspunkt skal projektet med et tilsagn fra puljen til lokale projekter være fuldt finansieret. Hvis det vurderes, at projektet med høj sandsynlighed vil blive fuldt finansieret, kan der dispenseres fra kravet om fuld finansiering. Dette kan blandt andet ske ved, at der gives et betinget tilsagn til projektet, hvor pengene kan udbetales, når den fulde finansiering er opnået.

• Der skal desuden oplyses, hvis der er eller vil blive søgt midler i andre kommunale puljer, eller ved andre forvaltninger. Som udgangspunkt kan der ikke opnås tilskud fra Puljen til lokale projekter, hvis projektet er støttet med andre kommunale midler, medmindre Økonomiudvalget beslutter det.
• Ved etablering af fysiske faciliteter som stier, legepladser m.v. skal vedlægges dokumentation for ejerskab af jord og skriftlig lodsejeraftale, hvis projektet foregår på anden mands jord.
• Indhentede tilladelser og andre relevante oplysninger skal vedlægges.
• Der skal vedlægges vedtægter og seneste årsregnskab.

Esbjerg Kommune vil i behandlingen af indkomne ansøgninger lægge vægt
på, at initiativer er bredt forankret i lokalsamfundet og retter sig mod så bred og åben en kreds af deltagere/brugere som muligt.
Initiativer, der vedrører anlæg, rekvisitter, begivenheder m.v., der kun vil komme en snæver kreds (medlemmer) til gode, støttes ikke.

Der ydes normalt ikke tilskud til initiativer i og ved kommunale bygninger, skoler og offentlige institutioner.
Tilskud kan dog ydes, hvis projektholder er lokale foreninger og projektet vil være
tilgængeligt for hele lokalsamfundet.

Der skelnes ikke mellem initiativernes indhold. Et initiativ kan være af fysisk karakter (anlæg), det kan være en aktivitet, som afholdes i lokalsamfundet for at styrke sammenhold og fællesskab, eller det kan være gennemførelse af en udviklingsproces, en planlægning eller en projektering.

Der vil ved manglende ressourcer ske en prioritering af midlerne, således at projekter, der vurderes i største omfang at medvirke til opfyldelse af de opstillede kommunale prioriteringer foretrækkes.

Endelig vil der blive lagt vægt på, om der er skabt tilgængelighed for handicappede til/i projekterne. Derudover kan et kriterium være, om initiativet er bæredygtigt økonomisk, socialt og/eller miljømæssigt.

Der er 2 ansøgningsrunder årligt. Ansøgningsfrister til lokalrådspuljen er 1. april og 1. oktober. Ansøgningssiden er tilgængelig 2 måneder før fristen, henholdsvis 1. februar og 1. august.

Hvis du har spørgsmål, så skriv til lokalsamfundskoordinator på [email protected].

Læs mere om lokalsamfundskoordinatoren, som kan hjælpe med fundraising.

Forvaltningen udarbejder en indstilling til Økonomiudvalget.

Tilskud gives af Økonomiudvalget.

Hvis ikke ansøgningen indeholder alle nødvendige oplysninger, kan forvaltningen bede om supplerende oplysninger til brug for sagsbehandlingen. Oplysninger skal indsendes inden for den angivne svarfrist. Ellers vil ansøgningen blive overflyttet til næste ansøgningsrunde.

Når projektet er blevet bevilget penge, sender lokalsamfundskoordinatoren et tilsagn og en acceptskrivelse, som skal returneres inden 14 dage.

Udbetaling af midler sker når acceptskrivelsen er modtaget.

Udbetalingen sker til den NEM konto, der er knyttet til foreningens CVR nr.

Forvaltningen skal godkende ændringer ved projektet. Det betyder, at det skal
godkendes, hvis projektet udvides eller begrænses (f.eks. som følge af, at man ikke kan skaffe så mange penge til projektet, som man havde forventet), eller hvis projektets indhold ændres i forhold til det, der er ansøgt om. Ved væsentlige ændringer forelægges sagen for Økonomiudvalget til godkendelse.

Forvaltningen skal desuden orienteres, hvis projektet ikke kan færdiggøres inden for den tidshorisont, som angives på ansøgningsskemaet.

Der skal desuden søges dispensation hos forvaltningen, hvis ikke projektet kan gennemføres inden for den bevillingsperiode, der står i tilsagnsbrevet.

Der skal aflægges regnskab for hvert enkelt projekt, og projektet skal i øvrigt leve op til de
betingelser tilskuddet er givet under. Som udgangspunkt gælder et tilsagn i 1 år fra bevillingen er givet. Forvaltningen kan efter konkret vurdering udvide tilsagnsperioden.

Efter projektets afslutning skal der fremlægges slutregnskab samt en kort evalueringsrapport for projektet, der beskriver projektets forløb og resultater samt billeder af projektet.
Regnskabet skal indeholde bilag for alle udgifter, der kan henføres til projektet. Der kan ikke gives tilskud til udokumenterede udgifter.

Der kan kun refunderes udgifter svarende til det beløb, der er givet tilsagn om.

Bemærk desuden at eventuelle medfinansieringskrav gælder projektets faktiske udgifter. Også selv om projektet eventuelt viser sig at blive billigere end det støttebeløb, der er givet tilsagn om.

Er der uforbrugte midler fra Puljen til lokale projekter, der overstiger 500 kr. skal disse tilbagebetales.

Evalueringsrapport og regnskab fremsendes til forvaltningen via lokalsamfundskoordinatoren senest 3 måneder efter projektafslutning.

Lokalsamfundskoordinatoren følger løbende op på de givne bevillinger med henblik på om de enkelte projekter gennemføres og afrapporteres, og hvordan bevillingerne samlet set fordeler sig på fokusområder m.v.