1.1 Formål – overordnet Økonomistyring

STRL §42 stk. 7 om regler for kasse- og regnskabsvæsen.
Regulativet har til formål at fastsætte de overordnede regler for Esbjerg Kommunes gennemgående økonomistyring som de er besluttet af Esbjerg Byråd. Regulativet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7 om, at

Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet.

Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.

Regulativet er også en del af grundlaget for Økonomiudvalgets indseende med kommunens økonomiske forhold jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt.

1.2 Konkrete retningslinjer

Konkrete retningslinjer beskrives i bilag.
Regulativets overordnede regler for Esbjerg Kommunes økonomistyring afspejles af en række konkrete retningslinjer, som fastsættes af Direktionen. De konkrete retningslinjer udarbejdes i form af bilag til Regulativet eller konkrete forretningsgangsbeskrivelser, instrukser, vejledninger mv.

1.3 Gyldighedsområde

Al kommunal virksomhed er omfattet.
Regulativet gælder for hele Esbjerg Kommunes virksomhed.

Varetagelse af kasse- og regnskab for andre.
I det omfang Esbjerg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne parter, f.eks. virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i dette regelsæt også gældende herfor.

2.1 Ajourføring af Regulativet

Byrådet beslutter alle ændringer.
Byrådet beslutter reglerne i Regulativet og alle ændringer af Regulativets rammebetingelser.

Direktionen har pligt til at følge lovændringer og øvrige udefra kommende ændringer, der kan have betydning for Esbjerg Kommunes Kasse- og Regnskabsvæsen.

Direktionen skal foreslå ændringer.
Direktionen skal på eget initiativ sende forslag til ændringer af Regulativets rammebetingelser som følger af lovændringer og øvrige udefra kommende ændringer, til beslutning i Byrådet.

Direktionen skal på eget initiativ foretage tekniske og redaktionelle konsekvensændringer af Regulativet som følge af byrådsbeslutninger, der har direkte betydning for de regler, der er fastsat i Regulativet.

Revisor godkender alle ændringer.
Byrådet og kommunens revision skal orienteres om sådanne ændringer, før de træder i kraft.

2.2 Ajourføring af bilag mv.

Direktionen har ret og pligt til at ændre bilagene.
Direktionen har ret og pligt til at ajourføre bilag til Regulativet eller konkrete forretningsgangsbeskrivelser, instrukser, vejledninger mv., så de er tidssvarende og i overensstemmelse med Byrådets overordnede regler og Esbjerg Kommunes praksis.

Bemyndigelse til Økonomichefen.
Direktionen giver Økonomichefen bemyndigelse til at godkende ændringer i bilag og vejledninger til Kasse- og Regnskabsregulativet såfremt ændringerne kan henføres til lovgivning, organisatoriske ændringer eller andre mindre ændringer, som ikke har væsentlig indflydelse på økonomi eller forvaltningen i øvrigt.

Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af bilag, før ændringerne træder i kraft.

3.1 Økonomiudvalget

STRL §18: Økonomiudvalget indseende med kommunen.
Jævnfør styrelseslovens §18 skal økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges byrådet til beslutning. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører
kommunens kasse- og regnskabsvæsen.

3.2 Udvalgene

STRL §18 Udvalgene bestyre inden for det vedtagne årsbudget.
Jævnfør styrelseslovens § 21 skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af byrådet. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder inden for udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for
ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling.

3.3 Borgmesteren

STRL §31 Borgmesteren og direktionen har den daglige ledelse.
Jævnfør styrelseslovens § 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration.

Til den daglige ledelse af Esbjerg Kommune er der ansat en Direktion ledet af en kommunaldirektør. Hvor udførelse af konkrete, administrative handlinger i medfør af Regulativet er nævnt, er det Direktionens ansvar, at disse bliver udført.

4.1 Generelt

Byrådet har ansvaret for økonomi, strategi og handleplaner.
Byrådet har det overordnede ansvar for styringen af Esbjerg Kommunes økonomi.

Direktionen har det praktiske ansvar for at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handleplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne.

Det todelte lederskab.
Alle ledere i Esbjerg Kommune skal leve op til det todelte lederskab, således at ledelsesansvaret gælder både egen forvaltning/område og medansvar for hele Esbjerg Kommune.

4.2 Styringsprincip – mål og rammestyring
Byrådet har valgt mål- og rammestyring.
Byrådet i Esbjerg Kommune har valgt mål- og rammestyring som økonomisk styringsprincip.

Esbjerg Kommune ønsker dermed en tydelig sammenhæng mellem de politisk fastsatte mål og de tilhørende økonomiske rammer for alle dele af den kommunale virksomhed.

Såvel de politiske mål, som de økonomiske rammer fastlægges konkret og individuelt for alle budgettets fire år. Styringen af mål og økonomi bygger på opfølgning, evaluering og dokumentation af forholdet mellem de fastsatte mål og de dertil anvendte ressourcer.

Udvikle effektiviteten
Formålet med styringsprincippet er til stadighed at udvikle Esbjerg Kommunes effektivitet til gavn for borgere og virksomheder.

Direktionen vurderer væsentlighed og risiko.
Byrådet giver i denne sammenhæng Direktionen vidtstrakte frihedsgrader til at foretage en helhedsvurdering af den ressourceanvendelse og de lokale styringsprincipper, der medgår til målopfyldelsen. Dette betyder samtidig, at Direktionen i sin opgavevaretagelse aktivt skal vurdere væsentlighed og risiko, således, at der som helhed er tale om en lav ressourceanvendelse i forhold til målopfyldelsen.

I sammenhæng med afgivelse af frihedsgrader stiller Byrådet krav til Direktionen om en værdifuld evaluering og dokumentation af den opnåede effekt af alle tiltag.

”God Økonomistyring”
Koncernpolitikken ”God økonomistyring” fastsætter de grundlæggende værdier for økonomistyringen i Esbjerg Kommune.

4.3 Bevillinger (mål og rammer)

Byrådet
Byrådet fastlægger som bevillingsmyndighed i budgettet mål, samt indholdsmæssige og økonomiske rammer, der gælder for hele Esbjerg Kommunes virksomhed. Indholdsmæssige og økonomiske rammer må ikke fraviges uden forudgående beslutning i Byrådet.

Bevilling pr. fagudvalg
Esbjerg Byråd har fastsat ”bevillingsniveauet” i Esbjerg Kommune til
nettodriftsbevillinger på fagudvalgsniveau.

Fagudvalg
Hvert fagudvalg har ansvar for ét eller flere politikområder. Fagudvalgene kan i kraft af bevillingsniveauet frit prioritere anvendelsen af de økonomiske midler, der er til rådighed for målopfyldelsen inden for og imellem de politikområder, det har ansvar for. Dog må de af Byrådet fastsatte forhold mellem mål og økonomiske rammer ikke fraviges.

For anlægsprojekter og inden for ikke-rammebelagte områder ligger midlerne dog fast og er dermed uden for fagudvalgenes prioritering.

Ramme- og ikke-rammebelagte områder.

Politikområder
Hele budgettet er opdelt i en række politikområder, der hver især er defineret som en sammenhængende opgaveportefølje.

Inden for politikområderne kan der være rammebelagte og ikke-rammebelagte områder.

For de rammebelagte områder gælder, at der er en samlet økonomisk ramme til rådighed for opnåelse af de fastsatte mål.

For de ikke-rammebelagte områder gælder, at der er en tæt sammenhæng mellem udefra fastsatte mål, de økonomiske rammer og de anvendte ressourcer. Ikke-rammebelagte områder vil ofte være underlagt konkrete, lovbundne styringsregler.

Som hovedregel er rammebelagte områder lig med Indenrigs- og Sundhedsministeriets definition af serviceudgifter. Dertil kommer "Hvile i sig selv"-områderne af det kommunale budget, som ligeledes er rammebelagt.

Som hovedregel er ikke-rammebelagte områder lig med overførselsindkomstområderne både uden for og inden for de budgetgaranterede områder.

Overførselsadgang.
Der er generelt overførselsadgang mellem budgetår for rammebelagte
områder.

Det skal dog som hovedregel tilstræbes, at de midler, som Byrådet i budgettet har fastsat til opnåelse af de enkelte områders mål, skal anvendes i de enkelte budgetår.

Anlægsbevillinger

Anlægsprojekter er en del af politikområderne.
Til styring af enkeltstående projekter giver Esbjerg Byråd anlægsbevillinger eller anlægsrammebevillinger efter de retningslinjer, der er fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet samt i reglerne for ”anlægsregnskaber”.

Anlægsprojekter vil i sammenhæng med beslægtede dele af driftsbudgettet være en del af relevante politikområder.

Direktion/administration
Direktionen har ansvar for, at der inden for de enkelte politikområder anvendes de rette styringsprincipper ud fra en målsætning om opnåelse af størst mulig effektivitet i opgaveløsningen.

Bedst mulig prioritering. 
Anvendelsen af de økonomiske midler, der er til rådighed for målopfyldelsen inden for de enkelte politikområder skal derfor prioriteres bedst muligt. Det af Byrådet fastsatte forhold mellem mål og økonomiske rammer må ikke fraviges.

Direktionens ansvar at evaluere og dokumentere.
Det er i denne sammenhæng Direktionens ansvar, at der foretages den nødvendige evaluering og sker tilstrækkelig dokumentation at målopfyldelsen.

Decentralisering
Med udgangspunkt i ”styringsprincippet Mål- og Rammestyring” tilrettelægges den administrative del af Esbjerg Kommune med størst mulige frihedsgrader. Byrådet lægger vægt på, at opgaverne løses decentralt og tæt på borgerne.

Budgetansvar med ret og pligt til at overholde rammer og opfylde mål.
Decentraliseringen betyder, at en række ledende medarbejdere i Esbjerg Kommune får et selvstændigt budgetansvar med ret og pligt til inden for de givne rammer at sikre opfyldelsen af de fastsatte mål. Direktionen fastsætter i den sammenhæng en række
krav til de ”budgetansvarlige”.

Blandt de væsentligste krav hører dokumentation af de opnåede resultater og bidrag til Esbjerg Kommunes evalueringskultur.

Som hovedregel får den enkelte institution eller afdeling en budgetramme til udførelse af de fastlagte opgaver og udmøntning af de fastsatte mål.

4.4 Opfølgning på mål og rammer

Generelt
Byrådet fastlægger hvert år i budgettet mål og rammer for Esbjerg Kommunes virksomhed i det kommende budgetår.

Overholdelse af mål og rammer.
Det er Byrådets krav til de budgetansvarlige, at målene opfyldes og rammerne overholdes, idet der da netop leveres det ønskede serviceniveau inden for den økonomiske ramme. I alle andre tilfælde skal der ske ledelsesmæssig indgriben.

Der skal som led i Esbjerg Kommunes evalueringskultur derfor ske en løbende opfølgning for at få afklaret om der er behov for korrigerende handlinger og i givet fald hvilke.

Opfølgningen baserer sig på den finansielle og indholdsmæssige dokumentation, som er den væsentligste forudsætning for God Økonomistyring.

Afklaring af behov for korrigerende handlinger omfatter afgørelse på det ledelsesniveau, der har kompetence inden for det pågældende område - i sidste instans ved fremsendelse af en sag til det relevante fagudvalg.

Budgetrevision
Mindst én gang årligt skal Byrådet have forelagt en budgetrevision, hvorefter Byrådet skal tage stilling til eventuelle ændringer i forhold til budgettet.

Løbende opfølgning på ressourceforbrug. 

Budgetopfølgning
Den enkelte ”budgetansvarlige” skal som en integreret del af sin løbende opgavevaretagelse følge sit ressourceforbrug og sin målopfyldelse. Dette gælder såvel det økonomiske forbrug i forhold til det givne budget som - og især - de anvendte ressourcer i forhold til opfyldelsen af de fastsatte mål.

Den budgetansvarlige har pligt til at optimere forholdet mellem ressourceforbrug og målopfyldelse.

Direktionen har samtidig ansvar for, at der finder en løbende, overordnet opfølgning sted i form af en systematisk rapportering fra alle dele af den kommunale virksomhed. Den systematiske rapportering skal sikre dokumentation og varsling af afvigelser fra budgettets indholdsmæssige og økonomiske rammer.

4.5 Tillægsbevillinger
Ifølge Styrelsesloven er fagudvalgene pligtige til at foretage indstilling om tillægsbevilling til Byrådet, såfremt de ikke kan angive kompenserende besparelser for forventede budgetoverskridelser.

Det er Esbjerg Byråds politik jævnfør den vedtagne styringsmodel, at der som udgangspunkt ikke gives kassefinansierede ”tillægsbevillinger”.

5.1 Generelle principper

De grundlæggende principper for kommunernes budget og regnskabsprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Social og Indenrigsministeriet.

Budget- og Regnskabssystem for kommuner
Reglerne er beskrevet i ”Budget- og Regnskabssystem for kommunerne”.

5.2 Budgetprocedure

For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat strategi.

Økonomiudvalget har ansvaret.
Økonomiudvalget har ansvaret for, at der inden igangsættelsen af budgetarbejdet fastlægges en strategi, hvori der indgår en tids- og aktivitetsplan for årets budgetlægning.

Budgetcirkulære.
Direktionen har med baggrund i denne strategi ansvar for, at der udarbejdes et administrativt budgetcirkulære, som indeholder en beskrivelse af den praktiske proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe.

5.3 Budgetbemærkninger
Ifølge Styrelsesloven skal Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster.

Reelle fire-årsbudgetter.
Esbjerg Byråd har vedtaget, at der som led i opfyldelsen af Styrelseslovens regler og jævnfør den vedtagne styringsmodel skal fokuseres på konkrete mål for politikområderne for det enkelte budgetår. I denne sammenhæng skal fokus være lige stort på budgetåret såvel som de tre obligatoriske overslagsår. Esbjerg Kommune har dermed valgt at lægge reelle fire-årsbudgetter.

Budgetbemærkningerne i Esbjerg Kommunes budget skal leve op til den vedtagne styringsmodels standarder, og at der samtidig som grundlag for budgettet bliver redegjort for beregningsforudsætningerne til budgettet – herunder relevante styringsnøgletal.

Grundlag for dokumentation af produktivitet og effektivitet.
Budgetforudsætninger og styringsnøgletal danner hermed grundlag for den løbende dokumentation for produktivitet, effektivitet og målopfyldelse, som er fundamentet for Esbjerg Kommunes styringsmodel.

6.1 Formål
Esbjerg Kommunes regnskab skal anvendes aktivt i kommunens stræben efter at skabe økonomiske og indholdsmæssige forbedringer overalt i sin virksomhed.

Regnskabet understøtter evalueringskulturen
Hovedformålet med udarbejdelsen af Esbjerg Kommunes regnskab er derfor at understøtte evalueringskulturen i kommunen. Regnskabet skal således indeholde mere end en redegørelse for de finansielle forhold i regnskabsåret, idet et godt finansielt
regnskabsresultat kun har værdi, hvis effekten af den faglige indsats har levet op til de fastsatte mål.

Regnskabet har til opgave i samlet form at præsentere den dokumentation for de finansielle og faglige resultater, som er skabt i Esbjerg Kommune i løbet af et regnskabsår.

6.2 Formalia
De grundlæggende principper for kommunernes regnskabsaflæggelse findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Social og Indenrigsministeriet.

Reglerne er beskrevet i ”Budget- og Regnskabssystem for
kommunerne”.

Regnskabets indhold.
Det samlede regnskab skal indeholde Indenrigs- og Sundhedsministeriets obligatoriske regnskabsoversigter, og dokumentere og forklare årets resultater på dels de finansielle poster (udgifts- og omkostningsregnskab), dels de opstillede mål, resultatkrav, indsatsområder og styringsnøgletal for hele kommunens virksomhed.

6.3 Regnskabsaflæggelsen

Direktionen udarbejder et Regnskabs-Cirkulære.
Det er Direktionens ansvar, at den praktiske udarbejdelse af Esbjerg Kommunes årsregnskab hvert år bliver beskrevet i et regnskabscirkulære.

Esbjerg Kommunes Årsregnskab skal følge vedtaget regnskabspraksis.

Årsregnskabet skal beskrive årets resultater på overordnet niveau suppleret af mere detaljerede redegørelser for konkrete afvigelser fra det vedtagne budget og de fastsatte mål.

Dokumentation og forklaringer udarbejdes med væsentlige bidrag fra de budgetansvarlige.

6.4 Anlægsregnskaber

Særskilte anlægsregnskaber.
Der skal aflægges særskilt ”anlægsregnskab” til Fagudvalgene for hver anlægsbevilling eller anlægsrammebevillinger.

Over for Økonomiudvalg og Byråd aflægges anlægsregnskaber i forbindelse med årsregnskabet med mindre særlige forhold taler for det.

Ved aflæggelse af et anlægsregnskab, skal der ske en evaluering af opfyldelsen af målet med anlægsbevillingen samt de beløb og materielle forudsætninger der ligger til grund for den samlede anlægsbevilling.

7.1 Generelt
De ”budgetansvarlige” i Esbjerg Kommune har for eget ansvarsområde – ud over ansvaret for at overholde mål og rammer – ansvaret for betaling og bogføring af regnskabsbilag og beslægtede opgaver.

Den enkelte budgetansvarlige skal derfor være rustet til at varetage denne opgave.

7.2 Krav til de budgetansvarlige – Korrekt bogføring og god bogføringskik

Elektronisk betaling og bogføring.
Direktionen udarbejder retningslinjer for korrekt bogføring, således at Esbjerg Kommune følger god bogføringsskik. Bl.a. skal al ”betaling og bogføring” ske elektronisk via Esbjerg Kommunes økonomisystem.

Ansvar for betaling påhviler den budgetansvarlige.
Den budgetansvarlige har det fuldstændige ansvar for, at betaling for en given vare eller ydelse ligger inden for de rammer og de mål, der er besluttet af Byrådet for det område, den enkelte har ”budgetansvar” for.

7.3 Bogføringsgrundlag

Sammenhæng til fakturaer og bilag.
Grundlaget for bogføring og betaling er originale regnskabsbilag. Det vil sige, at der skal foreligge et bilag - i hovedreglen i form af en elektronisk faktura – som svarer til den vare eller ydelse, der er leveret. Det er den budgetansvarliges ansvar, at der er sikkerhed for, at oplysningerne på fakturaen svarer til den modtagne vare eller ydelse. I tilrettelæggelsen af forretningsgange skal den budgetansvarlige iagttage ”God Økonomistyring ”.

Interne kontroller ud fra væsentlighed og risiko. 
Ledelsestilsyn
Ud fra kravene i ”God Økonomistyring” til effektivitet, skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Uddelegering af betaling og bogføring.
Den enkelte budgetansvarlige kan frit delegere til sine medarbejdere at varetage de daglige opgaver med f.eks. bestilling af varer, betaling og bogføring. Den budgetansvarlige har dog i den sammenhæng stadig ansvaret og skal derfor foretage et ”ledelsestilsyn”.

Beskrivelse af ledelsestilsynet.
Det er den enkelte budgetansvarliges pligt skriftligt at redegøre for, hvordan ledelsestilsynet foretages.

Effektive kontroller på baggrund af væsentlighed og risiko.

Kontrol
Direktionen skal udarbejde retningslinjer for central kontrol af bogføring, betaling og økonomistyring via Esbjerg Kommunes økonomisystem og eventuelle andre systemer. Valg af metoder og ressourcer for kontroller skal sikre, at kontrollen sker så effektivt som muligt og tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

8.1 Generelt

Kun Byrådet kan optage lån
Byrådet fastsætter de overordnede ”regler for Esbjerg Kommunes finansielle styring”, herunder anbringelse af midler, lånoptagelse, ”leje og leasing” samt anvendelse af finansielle instrumenter. Direktionen har ansvaret for at udmønte disse regler i praksis, idet styrelseslovens § 41 dog fastsætter, at kun Byrådet kan optage lån.

8.2 Betalingsformidling
Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres.

Den kommunale betalingsformidling er i vidt omfang lovreguleret. Således skal betalinger til borgere, leverandører m.v. foregå elektronisk.

Ind- og udbetaling sker via debitor- og kreditorsystemer 
Alle ind- og udbetalinger skal derfor som udgangspunkt ske via Esbjerg Kommunes centrale betalingssystemer for debitorer og kreditorer, således, at man på denne måde sikrer bogføring i sammenhæng med betalingen.

Med henblik på opnåelse af størst mulig administrativ effektivitet og sikkerhed har Esbjerg Kommune valgt så vidt muligt ikke at benytte kontanter eller checks som betalingsmidler.

Ind- og udbetalinger er underlagt kontroller 
Enhver form for ind- og udbetaling skal ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko være underlagt kontroller som en integreret del af ”budgetansvar og forretningsgange vedrørende IT-systemer”. Direktionen har ansvar for, at der udarbejdes retningslinjer for håndtering af betalinger der er underlagt aftale om transport.

8.3 Kontante betalinger

Er det for et områdes almindelige drift af pædagogiske eller andre hensyn påkrævet at anvende ”kontanter til indbetaling eller udbetaling, kan der oprettes kontantkasser”.
Disse kan f.eks. være:

• kasseapparater til modtagelse af betalinger i caféer, på museer eller lign.
• faste forskud til budgetansvarlige, der har behov for lejlighedsvise mindre kontantudlæg 
• automater mv.

Hvor der undtagelsesvis oprettes kontantkasser, skal der tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

8.4 Bankkonti

Alle bankkonti, der anvendes i forbindelse med Esbjerg Kommunes virksomhed skal oprettes i Esbjerg Kommunes navn.

Ingen enefuldmagter
Ingen medarbejder ved Esbjerg Kommune må have enefuldmagt til at hæve på bankkonti i kommunens navn.

Bankkonti oprettes jfr. ”reglerne om underskriftsbemyndigede”.

8.5 Afstemning af balance- og mellemregningskonti

Korrekt og fuldstændig afstemning af balanceforskydninger er nødvendig
”Social og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for kommuner” indeholder en række tekniske konti til bogføring af midlertidige posteringer og til registrering af balanceforskydninger mv.

Korrekt og fuldstændig afstemning af disse konti er en nødvendig forudsætning for sikring af, at kommunens samlede midler er anvendt i overensstemmelse med de besluttede formål. 

Direktionen fastsætter nærmere ”regler for afstemning”.

8.6 Kommunens tilgodehavender

Esbjerg Kommunes fordringer registreres elektronisk i ét system.

Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til
Betalings Service eller tilsvarende.

Der er nærmere regler for opkrævning og afskrivning af tilgodehavender
Der udarbejdes nærmere ”regler for opkrævning og afskrivninger af tilgodehavender”.

9.1 Generelt

Den væsentligste del af Esbjerg Kommunes ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter sagsbehandlingen inden for de forskellige områder.

For alle it-systemer udpeges en systemejer, dvs. en ledende medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse.

Systemejeren har ansvaret for
Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil såvel sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet.

Direktionen er ansvarlig for, at der udarbejdes en ”it-sikkerhedspolitik”, som bl.a. skal sikre værdier i form af it-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken.

9.2 Kvalitetssikring og kvalitetskontrol

Direktionen fastlægger de nærmere ”retningslinjer for beskrivelse af kontrolniveau på de enkelte ind- og udbetalingssystemer”.

Kontroller vedr. ind- og udbetaling skal beskrives og dokumenteres
De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet.

Alle kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.
Udførte kontroller skal kunne dokumenteres.

10.1 Sikring af kommunens aktiver

Værdifulde aktiver registreres
Direktionen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom.

Byrådet fastsætter nærmere ”regler for omfanget af forsikring af kommunens aktiver”.

10.2 Sikring af værdier tilhørende andre

Esbjerg Kommune opbevarer eller administrerer på sine institutioner værdier tilhørende andre, og der skal derfor udarbejdes konkrete regler herfor.

Regler, der sikrer andres midler og sikrer personalet mod mistænkeliggørelse.
Reglerne skal lægge stor vægt på en vurdering af væsentlighed og risiko dels for sikring af midlerne, dels for sikring mod unødig mistænkeliggørelse af de involverede medarbejdere.

10.3 Køb af varer og tjenesteydelser

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af Esbjerg Kommunes samlede udgifter.

Principper jf. Indkøbspolitikken
Byrådet har i ”Indkøbspolitikken” fastsat principper for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler.

Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er placeret hos de budgetansvarlige.

10.4 Eksterne regnskaber

Skriftlig aftale om eksterne regnskaber 
I det omfang Esbjerg Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom.

Aftalen, der skal godkendes af økonomiudvalget, skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtigelser og ansvar.

Gennemgang af regnskaber ved ydelser og garantier til foreninger
I det omfang Esbjerg Kommune udbetaler støtte, yder garantier mv. til foreninger og andre, skal det sikres, at disses regnskaber og budgetter godkendes, eller gennemses i fornødent omfang. Direktionen skal udarbejde ”retningslinjer for tilsyn med eksterne
regnskaber mv”.