Økonomiudvalget besluttede den 2. september 2024 at igangsætte et pilotforsøg med Borgerne Bestemmer i Esbjerg Kommune. Forsøg med Borgerne Bestemmer har været et ønske fra flere lokalråd.

Formålet at understøtte foreninger og frivillige i kommunens lokalsamfund. Det kan være svært at finde nye frivillige i foreningerne, og Esbjerg Kommune og lokalrådene vil gerne understøtte engagement og aktivitet i landdistrikter, landsbyer og andre lokalsamfund, så endnu flere er med i fællesskabet.

• At indsamle ideer, der er med til at udvikle lokalsamfundene, så det bliver endnu bedre at bo og leve i Esbjerg Kommune.
• At flere engagerer sig i projekter og aktiviteter i lokalsamfundene.
• At borgerne får direkte indflydelse på aktiviteter og projekter i deres lokalsamfund.

I 2025 og 2026 vil det være muligt at søge om op til 50.000 kr. til gennemførelse af Borgerne Bestemmer i 3-5 af kommunens lokalsamfund pr. år.

1. I lokalområdet nedsættes en styregruppe på mindst tre personer.
2. Styregruppen ansøger Økonomiudvalget enten 1. april eller 1. oktober om at få lov til at gennemføre Borgerne Bestemmer i deres lokalområde. Et lokalområde kan f.eks. være et sogn, en landsby, en bydel eller et lokalrådsområde.
3. Hvis styregruppen får tilsagn om midler, forpligter styregruppen sig til at gennemføre en demokratisk proces, hvor ideer indsamles og bearbejdes i lokalområdet.
4. Derefter udvælges vinder-ideen ved afstemning i lokalområdet og resten af midlerne bruges på projektet. Styregruppen kan bruge op til 10.000 kr. af midlerne til indsamling af ideer, afstemning og lignende. 
5. Styregruppen skal afrapportere løbende til lokalsamfundskoordinatoren.

• Der skal være en styregruppe på mindst tre personer fra lokalområdet bag ansøgningen. 

• Styregruppen står for at facilitere en demokratisk proces, hvor ideer indsamles, bearbejdes og senere udvælges ved afstemning i lokalområdet. 

• Styregruppen skal afrapportere løbende til lokalsamfundskoordinatoren. 

• Udvælgelsen af projektet skal være gennemført indenfor seks måneder efter tilsagn. 

• Styregruppen kan bruge op til 10.000 kr. af projektmidlerne til idéindsamling, afstemning og lignende.   

• Projekterne skal være fællesskabsskabende, inddragende og åbne for alle i lokalsamfundet.

• Projekterne skal have en lokal tovholder (gerne flere) som er ansvarlig for gennemførelse af projektet. Det er ikke nødvendigvis styregruppen, der er tovholder.

• Tovholderen skal løbende afrapportere til lokalsamfundskoordinatoren om projektets fremdrift. 

• Projektet skal være gennemført indenfor et år efter udvælgelsen. 

• Projektet skal lovligt kunne støttes af kommunen.

• Projekterne skal afrapportere med en oversigt over, hvad pengene er brugt til, en kort beskrivelse af processen og det færdige projekt samt billedmateriale, lyd, video eller andet, som beskriver processen i stedet for tekst.

Fristen for at ansøge om Borgerne Bestemmer er to gange hvert år henholdsvis 1. april og 1. oktober med første runde den 1. april 2025 og sidste runde den 1. oktober 2026. 

Efter indstilling fra forvaltningen udvælger Økonomiudvalget 3-5 borgerbudgetteringsprocesser pr. år.  

Der er ikke krav om medfinansiering ved borgerbudgetteringsprocesser.  

Ved ansøgninger fra lokalsamfunds-klynger (hvor flere lokalsamfund går sammen) kan Økonomiudvalget beslutte at forhøje beløbet til maksimalt 100.000 kr. i alt. 

Ved udvælgelsen af lokalsamfund til borgerbudgettering prioriteres projekter fra små og store lokalsamfund for at sikre diversiteten.  

I lokalområdet nedsættes en styregruppe for Borgerne Bestemmer. Styregruppen skal som minimum bestå af tre personer. Styregruppen udarbejder en tidsplan og drøfter, hvordan processen skal foregå og hvordan borgere og foreninger skal involveres. Derefter ansøger styregruppen om midler til at gennemføre en Borgerne Bestemmer i deres lokalområde. Lokalområdet kan f.eks. være en bydel, et sogn, et lokalrådsområde eller en landsby.

Alle indkomne ansøgninger forelægges Økonomiudvalget. Økonomiudvalget træffer beslutning i april og oktober hvert år om, hvem der får midler til Borgerne Bestemmer. Alle ansøgere får svar. Der kan udvælges 3-5 lokalområder pr. år.

Hvis styregruppen opnår tilsagn fra Økonomiudvalget, går arbejdet med Borgerne Bestemmer i gang.

Styregruppen bliver kontaktet af kommunens lokalsamfundskoordinator, som vil følge processen og hjælpe jer i gang med planlægning af idéindsamlingen.

I skal sikre jer, at så mange som muligt fra lokalområdet får mulighed for at deltage, men I beslutter selv, hvordan I vil gøre det.

I kan f.eks. efterlyse ideer på sociale medier, på skolen til arrangementer, ved et borgermøde eller en fredag eftermiddag foran Brugsen. Sørg for, at ideerne bliver beskrevet med detaljer som budget, tidsplan osv.

Derudover kan styregruppen overveje disse spørgsmål:

• Har I et fokus eller et tema?
• Hvad er målet med processen?
• Hvem skal inviteres til at komme med forslag til projekter og aktiviteter?
• Hvordan vil I skabe opmærksomhed i lokalområdet?
• Hvor meget (op til 10.000 kr. vil I bruge på markedsføring, møder, idéindsamling og afstemning?)
• Hvordan vil I involvere borgerne og foreningerne?
• Hvilke arrangementer skal afholdes i processen, og hvem står for det praktiske?
• Hvilken slags møder vil I afholde?
• Hvilke kriterier er der for projekter og for prioritering af projekter?
• Hvilken slags projekter kan komme i betragtning. Husk at se på Esbjerg Kommunes krav til projekter.
• Hvordan evaluerer I processen bagefter?
• Har I nogle succeskriterier? (hvor mange vil I gerne have, der deltager? Hvor mange ideer er nok? Osv.)

Efter idéindsamlingen kan styregruppen sortere og udvælge de projekter, der passer til de opstillede kriterier. Det er vigtigt, at styregruppen er åben om, hvordan sorteringen foretages.

Efter idéindsamlingen planlægges afstemningen, og styregruppen skal beslutte:

• Hvem kan stemme?
• Hvordan kan der stemmes?
• Hvornår kan der stemmes?
• Hvordan skal projekterne præsenteres før afstemning?

Denne del af processen er helt central for Borgerne Bestemmer. Ved at give borgerne i lokalområdet mulighed for at tage stilling til projektforslag og aktiviteter, kan der opnås større engagement og ejerskab, og projekterne får større chance for succes.

Den eller de udvalgte ideer skal efter afstemningen gennemføres på en god måde. Styregruppen har ansvaret for, at de grupper, der har fået penge til projekter eller aktiviteter, også gennemfører dem – og at de bliver formidlet til lokalområdet.

Målet er, at alle projekter og aktiviteter, der bliver valgt, som udgangspunkt er afsluttet indenfor et år efter afstemningen. Alle projekter skal afrapportere til lokalsamfundskoordinatoren med en oversigt over, hvad pengene er brugt til, en kort beskrivelse af processen og det færdige projekt samt billedmateriale, lyd, video eller andet, som beskriver processen i stedet for tekst.

Borgerne Bestemmer i Esbjerg Kommune er et forsøg, og kommunen vil derfor samle inspiration og viden om processerne, så vi kan vurdere, om forsøget skal gøres permanent, og så andre kan få inspiration og viden om, hvad der er godt, og evt. hvad der ikke fungerer.

Kommunens lokalsamfundskoordinator vil hjælpe jer med at gennemføre en evaluering, der passer til netop jeres Borgerne Bestemmer proces. Nogle af spørgsmålene kan være:

• Opnåede I det antal deltagere i processen, I ønskede?
• Fik I engageret grupper af borgere, der ellers ikke deltager aktivt?
• Hvordan forløb samarbejdet?
• Hvad fungerede godt i processen?
• Hvor er der plads til forbedringer?

Esbjerg Kommunes lokalsamfundskoordinator følger processen og deltager i møder, idéindsamling og afstemning, hvor det er nødvendigt. I kan få inspiration og vejledning i hele processen fra ansøgning til afslutning af projekterne.