De smarte forretningsprocesser

Forretningsprocesser starter ofte med, at vi indhenter de rette data fra borgere, samarbejdspartnere eller virksomheder. I denne proces er det ikke nok at stille krav – vi skal også gøre det nemt at levere de rette data i de rette formater. Hvis data allerede findes, skal vi genbruge data og hente dem ved kilden, så vi minimerer dobbeltarbejde og risikoen for fejl. I igangværende forretningsprocesser skal vi sikre, at data bidrager til at binde processerne sammen på tværs af medarbejdere, systemer og fagområder.

I fremtiden skal data i endnu højere grad anvendes i målrettede prognoser og til udpegning af tendenser, så vi kommer på forkant og træffer smarte og rettidige beslutninger. Data skal understøtte os i at træffe effektive og velbegrundede beslutninger, som er konsistente og følger vores mandat.

Når det giver mening, tager vi gerne kunstig intelligens og algoritmer i brug for at skabe værdi og gøre processen smartere - på en etisk forsvarlig måde. Strukturerede kvalitetsdata er en forudsætning for, at vi kan udnytte potentialet i kunstig intelligens og automatisere arbejdsgange. Automatiseringen kan tages i brug ved mindre opgaver, som fx registrering, journalisering og kopiering af data mellem systemer. Eller det kan dreje sig om hele arbejdsgange, hvor komplicerede forretningsregler og beregninger er i spil.

Endelig skal data gøres tilgængelige og deles, hvor det giver mening, hvor der er lovhjemmel, og hvor data skaber værdi for andre end os selv. Eksempler på smarte løsninger med data kunne fx være automatiseret kontrol af købsaftaler, integreret søgefunktionalitet til at finde lignende sager frem eller at kunne fordele posten automatisk med anvendelse af smart dataopmærkning, kunstig intelligens og forretningsregler.

Data udstilles, der hvor de skal anvendes

I alle processer, hvor vores medarbejdere er involveret, anvendes data i en eller anden udstrækning. Det kan være basale, operationelle data, som kan svare på centrale spørgsmål i arbejdet, eksempelvis: Hvilken borger kommer til den næste samtale? Hvor er hullet i vejen, som skal udbedres? Er alle børn blevet tjekket ud i daginstitutionen ved lukketid?

Hvis data skal være smarte og gøres levende, så de anvendes i praksis, er det afgørende, at de er tilgængelige på det rette tidspunkt i arbejdsgangen. I praksis betyder det, at data skal være tilgængelig i det konkrete skærmbillede, hvor medarbejderen har brug for data – eller maksimum et klik væk uden snubletråde som ekstra logins og behov for yderligere navigation i andre systemer. Det kalder vi for operationelle data. Vi er klar over, at vi ikke kan samle alt i ét system, og at det heller ikke altid er hensigtsmæssigt. Men for de faggrupper der efterspørger det, vil vi arbejde for at få skabt bedre arbejdsgange med overblik over relevante data.

Intelligente services til borgerne

Udover at anvende data i vores interne forretningsprocesser vil vi også anvende data i mødet med borgeren. Det kan eksempelvis være i det direkte møde ansigt til ansigt, hvor data hjælper vores medarbejdere med at skabe overblik og sikre tryghed for den valgte handling. Det kan også være gennem udstilling af data direkte for borgere og virksomheder, som vi servicerer gennem eksempelvis Borgerblikket og andre portaler, som giver den nødvendige indsigt omkring sagsforløb, ansøgninger, journaler, forløb mv.

Data skal understøtte forståelsen for, hvad der skaber værdi, effekt og kontinuitet for den enkelte borger. De intelligente services skal i denne sammenhæng understøtte og hjælpe medarbejderne, så de kan fokusere på kerneopgaven frem for at bruge unødig tid på informationsindhentning, registrering, planlægning mv. Data skal bidrage til arbejdet med at sikre den rette service målrettet den enkelte borgers og virksomheds behov.

Vi vil i fremtiden levere endnu flere intelligente services direkte ud til borgerne, så de kan blive mere selvhjulpne og i sidste ende mestre eget liv i længere tid. I Esbjerg Kommune vil vi bruge data endnu mere aktivt i samspillet med borgerne. Vi tror, at potentialet i vores data er stort. At udnytte potentialet kræver en vedholdende interesse og løbende dialog om behov og muligheder i en organisation, hvor omskiftelige krav er en del af hverdagen.