Formål:

• At Esbjerg Kommunes EOJ system anvendes til dokumentation af enhver leverance, så afregningen kan ske direkte på baggrund af denne dokumentation.
• At alle leverede indsatser uanset leverandør er registreret i Esbjerg Kommunes EOJ system af hensyn til dokumentation, overblik, statistikker o.l.

Dokumentationspligt:

• Leverandør har dokumentationspligt i Esbjerg Kommunes EOJ system.
• Leverandør overholder dokumentationspligten.

Leverandør har kun adgang til data på de borgere, de leverer indsatser til. Esbjerg Kommune forpligter sig til at:

• Levere adgang til det nødvendige software – Esbjerg Kommunes EOJ system samt IT Afdelingens Helpdesk.
• Informere leverandør ved driftsforstyrrelser og lign.
• Informere og evt. instruere leverandørernes superbrugere ved nye opdateringer.
• Stå til rådighed med råd og vejledning.

Leverandør forpligter sig til at:

• Efterleve Esbjerg Kommunes procedure omkring adgang til EOJ systemet og databehandling jf. databehandleraftalen.
• Efterleve Esbjerg Kommunes procedure ved direkte afregning.
• Efterleve Esbjerg Kommunes procedure omkring låst dør.
• Efterleve Esbjerg Kommunes serviceniveau og således disponere tidstro den tid det tager at levere indsatsen.

Leverandør forpligter sig endvidere til at:

• Udpege en superbruger, der deltager i kurser og møder for disse.
• Forestå indkøb, udskiftning, support, reparation mv af det nødvendige IT-udstyr, da dette er indregnet i timeprisen.
• Indberette tekniske problemer til IT-Afdelingen via Helpdesk.

Spørgsmål vedr. anvendelsen af Esbjerg Kommunes EOJ system, der ikke kan løses ved leverandørens egen superbruger:

Visitationen (se kontakt på siden)

Procedure direkte afregning ved behov for hjælp kontakter leverandøren:

Visitationen (se kontakt på siden)

IT-support:

Esbjerg Kommunes IT-support Forsøg først HelpDesk via Skrivebordet

Ved akutte nødsituationer alle hverdage via tlf.: 76 16 12 12

Disponering generelt

• Leverandør disponerer indsatsen i Esbjerg Kommunes EOJ system ud fra den tid, det tager at løse opgaven hos borgeren. Disponeringen skal være tidstro.
• Vurderer leverandør generelt at kunne levere indsatsen ved færre/flere besøg end det visiterede, kontaktes visitator for justering af ”pakken”.

Besøg i forbindelse med hjælp til personlig opgaver

• Leverandør registrerer den konkrete forbrugte tid, såfremt den afviger fra det planlagte Procedure direkte afregning.
• Leverandør dokumenterer afvigelsen i journalen ved ekstra besøg samt tryghedskaldsbesøg.
• Leverandør dokumenterer baggrunden for besøget i journalen.
• Leverandør angiver type indsats ved ekstra indsatser.

Borger i terminalordning - Disponering / registrering

• Alle besøg aftales i samarbejde imellem leverandør og hjemmesygeplejen, Esbjerg Kommune.
• Alle ændringer skal dokumenteres i journalen.
• Indsatsen disponeres eller registreres som ekstra besøg.

Ophør

• Ophør er den dag, borger stopper med hjælpen / dør.
• Leverandør sender besked til Visitationen.
• OBS – ved ægtepar – praktisk hjælp – kontakt visitator.

Fravær

• Borgers fravær (ferie, indlæggelse og lign) dokumenteres i Kommunens EOJ system.
• Leverandør giver besked til Visitationen, hvis borger har stået i fravær i mere end 3 uger.

Fravær registreres af

• Den leverandør, der først modtager meddelelsen om fravær

Der er ikke varslet aflysning af planlagt besøg

• Leverandør følger proceduren omkring Låst dør.
• Leverandør har ikke haft mulighed for at ændre i planlægningen (disponeringen), og Esbjerg Kommune honorerer den forbrugte tid.
• Leverandør dokumenterer i EOJ systemet, at de er kommet til en låst dør. 
• Leverandør dokumenterer, hvad de har foretaget sig i forbindelse med, at de er kommet til en låst dør.

Flytning af besøg:

• Ønsker borger at flytte besøget, aftales dette imellem borger og leverandør.
• Ønsker leverandør at flytte et besøg, kan det alene ske efter aftale med borger. Borger tilbydes erstatningsbesøg inden for en uge. Dette gælder også ved helligdage.

Ændring af tidspunktet – hjælp til praktiske opgaver:

• Leverandør skal give borger besked, hvis tidspunktet for besøget den pågældende dag ændres mere end 60 minutter.

Ændring af tidspunktet – hjælp til personlige opgaver:

• Leverandør skal give borger besked, hvis tidspunktet for besøget den pågældende dag ændres mere end 30 minutter.

Aflysning af besøg:

• Aflyser borger et besøg, skal der IKKE tilbydes erstatningsbesøg.
• Leverandør registrerer besøget som aflyst i kommunens EOJ system.
• Leverandør dokumenterer årsagen til aflysningen i kommunens EOJ system.

Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 dagen før

• Borger aflyser besøget før kl. 14.00 dagen før.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
• Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 dagen før

• Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 dagen før.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør skal afregnes for besøget.

Akut indlæggelse:

• Ved akut indlæggelse registreres et ekstra besøg dagen før.
• Indsatsen er: Akut indlæggelse.
• Ydelsen er ikke leveret.
• Besøg under indlæggelse aflyses automatisk.
• Leverandør skal afregnes for besøget.

Hjælp til praktiske opgaver

Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 fredag

• Borger aflyser besøget før kl. 14.00 fredag.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
• Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 fredag

• Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 fredag.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør skal afregnes for besøget.

Hjælp til personlige opgaver

Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 søndag

• Borger aflyser besøget før kl. 14.00 søndag.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
• Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 søndag

• Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 søndag.
• Leverandør registrerer afvigelsen.
• Leverandør skal afregnes for besøget.

Afregning – hjælp til praktiske opgaver

• Leverandøren er forpligtet til at disponere leverancen i kommunens EOJ system.
• Leverandør forpligter sig til at føre kontrol med, at der er overensstemmelse mellem den dokumenterede og den leverede indsats. Har borgers behov ændret sig, skal dette meddeles til Visitationen.
• Der ydes ikke akut-hjælp eller ekstra hjælp ved hjælp til praktiske opgaver. Eneste undtagelse er hos borgere i terminal ordning.
• Leverandør kontakter visitator ved afvigelser i forhold til den visiterede indsats.
• Fravær (ferie, indlæggelse og lign. skal registreres, hvis ikke anden leverandør allerede har registreret dette).
• Ved fravær tæller indsatsen automatisk ikke med som leveret, og Esbjerg Kommune honorerer ikke for indsatsen.

Afregning – hjælp til personlige opgaver

• Leverandøren er forpligtet til at disponere leverancen i kommunens EOJ system.
• Leverandør forpligter sig til at føre kontrol med, at der er overensstemmelse mellem den dokumenterede og den leverede indsats. Har borgers behov ændret sig, skal dette meddeles til Visitationen.
• Esbjerg Kommune yder som hovedregel afregning for den planlagt disponerede tid. Undtagelser herfra er:
  • ”akutte” / nødvendige ekstra besøg.
  • besøg ifm med tryghedskald.
• Esbjerg Kommune yder afregning ved ovennævnte undtagelser, hvis behovet herfor er dokumenteret.
• Vurderes ændringen at være varig eller udover 14 dage, kontakter leverandør visitator. 
• Fravær (ferie, indlæggelse og lign. skal registreres, hvis ikke anden leverandør allerede har registreret dette).
• Ved fravær tæller indsatsen automatisk ikke med som leveret, og Esbjerg Kommune honorerer ikke for indsatsen.

Kommunikation mellem Visitationen og leverandør foregår via:

• Esbjerg Kommunes EOJ system
• Sikker mail
• alternativ telefon

Ekstern kommunikation (Edifact)

• Besked/Edifact anvendes ved kommunikation med eksterne samarbejdspartnere (læger, sygehus, apotek mv)
• Privat leverandør vil modtage Besked/edifact, der vedrører deres borgere

Elektronisk kommunikation foregår via Esbjerg Kommunes EOJ system anvendes til:

• Kommunikation internt i kommunen mellem de forskellige leverandører – herunder frit valg leverandørerne.
• Giver en besked anledning til yderligere drøftelse, foregår yderligere kommunikation via telefonen.

Kommunikation fra Visitationen

Leverandør modtager besked fra Visitationen om

• ny borger.
• ny indsats.
• ændringer i indsatsen.
• ophør af enkelte eller alle indsatser.
• ophør i forbindelse med dødsfald, flytning mm.

Besked fra Visitationen, anden leverandør eller automatisk ved:

• hospitalsindlæggelse.
• midlertidigt ophold. (hospice, plejecenter, Esbjerg Døgnrehabilitering)
• ferieophold.
• borger er død.

Hjælp til personlige opgaver

Leverandør læser beskeder 3 gange dagligt - gælder også i weekenden

• Mellem kl. 7.00 – 8.00
• Kl. 14.00
• Kl. 22.00

Hjælp til praktiske opgaver

Leverandør læser beskeder 2 gange dagligt

• Mellem kl. 7.00 – 8.00
• Kl. 14.00